Dịch vụ vận chuyển nội địa Nhật và Combini

Trong quá trình sinh sống và học tập tại Nhật Bản, chắc hẳn trong chúng ta ai cũng sẽ ít nhiều một vài lần có nhu cầu gửi bưu phẩm (qua bưu điện hoặc các công ty chuyển phát nhanh). Các bạn có biết rằng, ở Nhật, ngoài các bưu điện truyền thống, bạn còn có thể đến các Combini để gửi bưu phẩm? So với các bưu điện truyền thống, thường mỗi khu dân cư chỉ có một bưu điện; thì Combini lại có mặt ở khắp nơi, ngoài ra lại hoạt động 24/24 nên rất thuận tiện mỗi khi chúng ta có nhu cầu gửi bưu phẩm. Bài viết lần này sẽ giới thiệu cụ thể về các thủ tục cần thiết khi bạn muốn gửi bưu phẩm tại Combini.

 

takuhaibin-list

Hệ thống combini liên kết với từng công ty chuyển phát

Trước hết, bạn cần biết rằng hiện nay tại Nhật có 2 công ty vận chuyển lớn liên kết với các hệ thống Combini để nhận chuyển phát hàng là ヤマト (cung cấp dịch vụ với tên gọi: 宅急便たっきゅうびん) và 日本にほん郵便ゆうびん – Bưu điện Nhật Bản (cung cấp dịch vụ với tên gọi: ゆうパック). Mỗi hệ thống Combini chỉ liên kết với một trong hai công ty này, và mỗi công ty có mức giá khác nhau cũng như quy định về dịch vụ khác nhau. Tuy nhiên trong hầu hết các trường hợp thông thường thì mức giá cũng như quy định dịch vụ của 2 công ty không khác nhau nhiều lắm.

 

Bước 1: Lựa chọn phiếu gửi hàng

Khi đến Combini, trước tiên, bạn cần nói với nhân viên Combini là muốn chuyển bưu phẩm. Có thể sử dụng mẫu câu sau:

宅配便たくはいびんをおねがいしたいですが.

Bạn sẽ được nhân viên ở Combini phát cho một phiếu gửi hàng (tiếng Nhật là 伝票でんぴょう hoặc おくじょう) để điền các thông tin cơ bản như: tên/địa chỉ người gửi, nhận; nội dung gói hàng… 2 công ty vận chuyển ở trên sử dụng mẫu điền khác nhau, nên bạn cần xác định sẽ được nhận phiếu gửi hàng như thế nào thì lúc điền thông tin sẽ ít bị bỡ ngỡ hơn.

Ngoài ra, dựa vào kiểu thanh toán tiền (người gửi trảもとばらい hay người nhận trảちゃくばらい) mà sẽ có 2 mẫu khác nhau. Khi đến làm thủ tục gửi bưu phẩm, thông thường bạn sẽ được nhân viên Combini hỏi về vấn đề này, hoặc đôi khi nhân viên mặc định đưa cho bạn mẫu người gửi trả tiền. Nếu muốn chọn người nhận trả tiền, hãy thông báo cho nhân viên ở Combini biết nhé.

Dưới đây là mẫu phiếu gửi hàng của 2 công ty:

 

yupakku-form

Phiếu gửi hàng của ゆうパック (日本郵便)

yamato-form

Phiếu gửi hàng của 宅急便 (ヤマト)

Bước 2: Điền thông tin vào phiếu gửi hàng

Sau khi lựa chọn phiếu gửi hàng thích hợp, bạn điền các thông tin vào phiếu theo trình tự dưới đây. Ở đây sẽ sử dụng mẫu Người gửi trả tiền (元払い) để minh họa. Cách điền hoàn toàn tương tự cho mẫu Người nhận trả tiền (元払い).yupakku-sample

Cách điền phiếu gửi hàng của ゆうパック (日本郵便)yamato-sample

Cách điền phiếu gửi hàng của 宅急便 (ヤマト)

(1) 郵便番号ゆうびんばんごう – Số Bưu Điện:

Phần này có thể gọi là quan trọng nhất, bạn nên tìm trước những con số này ở nhà vì nó quyết định việc chuyển phát được thuận lợi hay không. Vậy số bưu điện là gì? Bạn có nhận thấy rằng trên những ngôi nhà của Nhật Bản không bao giờ ghi tên đường cũng như số nhà không? Đó là bới vì người Nhật quản lý địa chỉ nhà dựa vào Khu, và những con số này là số của Khu bạn đang sinh sống. Chỉ cần bạn có số bưu điện của người bạn muốn gửi bưu phẩm đến, thì người chuyển phát sẽ có thể biết được bạn muốn chuyển đến Tỉnh nào, Quận nào, và Huyện nào, vô cùng thuận tiện. Hơn nữa, nếu có số này rồi, nhân viên コンビニ cũng sẽ đỡ mất thời gian tìm địa chỉ lúc làm thủ tục, bạn gửi đồ sẽ được nhanh chóng hơn.

Vậy làm thế nào khi bạn không có số bưu điện của phía bên kia? Rất đơn giản, bạn có thể tra cứu tại đây: http://www.zipcode-jp.com/modules/zipcode/ – trang web tìm số bưu điện có cả tiếng Anh và tiếng Nhật. Tại trang web, bạn bấm theo thứ tự Tỉnh(都・道・府・県), Thành phố(市), Quận(区), Khu… ghi trong địa chỉ và bạn sẽ có một dãy gồm 7 chữ số theo dạng xxx-xxxx.

(2) 住所じゅうしょ / おところ – Địa chỉ người nhận

Ở đây, bạn lưu ý là phải viết đầy đủ tên của tòa nhà, tên số phòng (nếu có) để việc chuyển phát được suôn sẻ. Nếu viết được hán tự thì quá tốt, còn nếu không, có thể viết bằng Hiragana hoặc Romaji

Ví dụ địa chỉ : 大阪府 池田市 石橋区 1-2-3 キャンパスM101

(3) 氏名しめい / おなまえ – Tên người nhận

Có thể viết Romaji, Katakana nếu người nhận là người nước ngoài.

Ngoài ra, nếu viết tên bằng hán tự hoặc Romaji, nếu được bạn nên thêm phiên âm cách đọc (Furigana) ở phía trên nhé.

(4) 電話でんわ / でんわ – Số điện thoại của người nhận

Chỗ này có thể để trống nếu bạn không có điện thoại của người nhận. Nếu có, hãy điền theo mẫu 123 (4567) 8910 để nhân viên chuyển hàng có thể liên lạc được với người nhận trong trường hợp cần thiết.

(5) ご依頼主いらいぬし – Phần thông tin của người gửi

Ở đây bạn cũng điền tương tự như phần 1,2,3,4 nhưng thay vì thông tin của người nhận, hãy điền thông tin của bạn vào. Nếu vì lý do nào đó bưu phẩm bạn gửi không thể đến tay người nhận, người chuyển phát sẽ gửi trả lại bưu phẩm cho bạn theo địa chỉ này.

(6) 希望きぼうとど – Ngày muốn chuyển đến

Đây là thời gian bạn muốn nhân viên chuyển phát đem bưu phẩm đến nhà người nhận. Bạn có thể để trống phần này, mặc định bưu phẩm sẽ được chuyển đến nhanh nhất có thể.

Nhưng trong nhiều trường hợp, người nhận không có nhà khi nhân viên chuyển phát hàng mang bưu phẩm đến. Vì vậy nếu biết khoảng thời gian người nhận có thể nhận được bưu phẩm, bạn nên chỉ định ngày và khoảng thời gian đó để việc chuyển phát được suôn sẻ. Ví dụ ngày 1 tháng 2 sẽ điền là 2月1日, sau đó chọn khoảng thời gian trong ngày như bảng bên dưới .

thoigianguihang

(7) 品名ひんめい – Nội dung bưu phẩm

Đây là miêu tả về nội dung bên trong của bưu phẩm. Bạn có thể lựa chọn một trong những từ sau để điền vào phần này:

  • Nếu là thức ăn: 食べ物 (たべもの), 食品 (しょくひん), 缶詰 (かんづめ) .v.v.
  • Nếu là áo quần: 服 (ふく) hoặc 衣類 (いるい)
  • Nếu là giấy tờ, sách vở: 書類 (しょるい), 本 (ほん)
  • Nếu là đồ điện tử: 家電 (かでん), 機械 (きかい), hoặc có thể viết cụ thể Ipod, Iphone, でんわ、DVD v.v.

Ngoài ra, nếu bưu phẩm của bạn là hàng dễ vỡ, đồ tươi sống… bạn có thể khoanh tròn thêm vào các lựa chọn bên cạnh (nếu có) để nhân viên chuyển phát lưu ý trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là một vài lựa chọn cơ bản (tùy vào phiếu điền mà có thể có hoặc không)

  • ワレモノ: Đồ dễ vỡ
  • なまもの: Đồ tươi sống
  • ぎゃくさま厳禁げんきん: Cấm xếp ngược
  • した厳禁げんきん: Cấm xếp chồng đồ khác lên trên

Bước 3: Đưa phiếu gửi hàng và bưu phẩm cho nhân viên Combini

Sau khi điền xong các thông tin trên, bạn đưa phiếu gửi hàng và bưu phẩm cho nhân viên Combini để họ kiểm tra thông tin, đo kích cỡ bưu kiện và báo với bạn giá tiền. Nếu bạn chọn hình thức Người gửi trả tiền, sau khi trả tiền cho nhân viên Combini, mọi thủ tục sẽ hoàn tất.

Comments

comments